Każda rezerwacja przechodzi przez trzy etapy: zapytanie gościa, powiadomienie Ciebie i Twoja decyzja o potwierdzeniu lub anulowaniu. System wysyła automatyczne e-maile na każdym etapie.
Etap 1: Gość składa zapytanie
Gość wchodzi na Twoją stronę rezerwacyjną, wybiera daty, liczbę gości i opcjonalne usługi (parking, zwierzę itp.), wpisuje swoje dane i klika „Wyślij zapytanie".
W tym momencie:
- Rezerwacja trafia do Twojego panelu ze statusem Oczekuje.
- Ty otrzymujesz e-mail powiadamiający z danymi gościa i datami.
- Jeśli masz podłączony Telegram, dostajesz też powiadomienie push na telefon.
- Gość widzi stronę potwierdzenia z informacją, że Twoje konto będzie kontaktować.
Kalendarz dostępności na stronie gościa
Zanim gość wybierze daty, na Twojej stronie rezerwacyjnej widzi sekcję „Dostępność": kalendarz trzech najbliższych miesięcy. Każdy dzień ma kolor:
- Dostępny: termin wolny, można go zarezerwować.
- Zajęty: termin zajęty przez potwierdzoną rezerwację, ręczną blokadę albo datę zaimportowaną z Booking.com lub Airbnb przez iCal.
- Dni przeszłe są wyszarzone i nie można ich wybrać.
Kalendarz aktualizuje się automatycznie. Nie musisz nic ustawiać. Gość od razu widzi, które terminy odpadają, zanim wypełni formularz. To ten sam obraz dostępności, który masz w panelu w Kalendarzu.
Etap 2: Przeglądasz zapytanie w panelu
W sekcji Rezerwacje widzisz nową pozycję z pomarańczową etykietą „Oczekuje". W górnej sekcji statystyk rośnie licznik oczekujących.
Kliknij nazwę gościa lub „Szczegóły", żeby otworzyć stronę rezerwacji z pełnymi danymi: imię, e-mail, telefon, daty, liczba nocy, kalkulacja ceny i wiadomość od gościa.
Etap 3: Potwierdzasz lub anulujesz
Na stronie szczegółów rezerwacji (lub bezpośrednio z listy) kliknij:
- „✓ Potwierdź rezerwację": status zmienia się na Potwierdzona, gość automatycznie dostaje e-mail potwierdzający z detalami pobytu i instrukcją zameldowania.
- „✕ Anuluj rezerwację": status zmienia się na Anulowana, gość dostaje e-mail z informacją o anulowaniu.
Wariant z płatnością online
Powyższy przepływ to domyślny tryb zapytań. Jeśli skonfigurujesz płatności online (Ustawienia → Płatności), gość zamiast zapytania od razu płaci przez bramkę, a rezerwacja potwierdza się automatycznie po zaksięgowaniu wpłaty, bez Twojej decyzji z etapu 3.
Automatyczne e-maile
| Zdarzenie | Do kogo | Treść |
|---|---|---|
| Złożenie zapytania | Właściciel | Dane gościa, daty, kwota |
| Złożenie zapytania | Gość | Potwierdzenie przyjęcia zapytania |
| Potwierdzenie | Gość | Potwierdzenie rezerwacji + instrukcja zameldowania (jeśli ustawiona) |
| Anulowanie | Gość | Informacja o anulowaniu rezerwacji |
| Zmiana dat/gości | Gość | Informacja o zmianie rezerwacji |
| Dzień przyjazdu | Gość | Instrukcja zameldowania (rano, ok. 9:00) |
Historia zdarzeń
Na stronie szczegółów każdej rezerwacji w prawej kolumnie widoczna jest Historia zdarzeń, chronologiczny log wszystkich akcji: złożenie, zmiana statusu, wysłane e-maile, wiadomości do gościa, zapisane notatki. Przydatna gdy chcesz sprawdzić kiedy i co się wydarzyło.
Czas na odpowiedź
System nie wymaga odpowiedzi w określonym czasie, ale dobre praktyki mówią o potwierdzeniu lub odrzuceniu w ciągu 24 godzin. Dłuższy czas oczekiwania obniża zaufanie gości, szczególnie gdy jednocześnie rozważają oferty na Booking.com.
Ręczne dodawanie rezerwacji
Jeśli gość skontaktował się z Tobą poza formularzem (telefon, WhatsApp, Booking.com wiadomość), możesz wprowadzić rezerwację bezpośrednio w panelu. Szczegóły: Ręczna rezerwacja przez właściciela.
Najczęstsze pytania
Czy gość może wysłać zapytanie o zajęty termin?
Nie. Kalendarz dostępności na stronie rezerwacyjnej wyszarza dni zajęte przez potwierdzone rezerwacje, ręczne blokady i terminy z iCal, więc gość nie zaznaczy takiej daty w formularzu. Samo zapytanie oczekujące nie oznacza jeszcze dnia jako zajętego; termin blokuje się dopiero po potwierdzeniu.
Co się dzieje, jeśli nie odpowiem na zapytanie?
Rezerwacja zostaje na liście ze statusem Oczekuje aż do Twojej decyzji. System nie odrzuca jej automatycznie po żadnym czasie. Dobra praktyka to potwierdzenie lub anulowanie w ciągu 24 godzin, bo dłuższe oczekiwanie obniża zaufanie gościa.
Czy przy włączonych płatnościach online muszę potwierdzać rezerwacje ręcznie?
Nie. Gdy skonfigurujesz płatności online, gość płaci od razu przez bramkę, a rezerwacja potwierdza się automatycznie po zaksięgowaniu wpłaty, więc ręczny etap potwierdzenia odpada.
Powiązane artykuły: Potwierdzanie i anulowanie · Edycja rezerwacji · Ręczna rezerwacja przez właściciela · Jak działa kalendarz dostępności · Wiadomość do gościa · Wiadomości od gościa (formularz kontaktowy) · Jakie e-maile otrzymuje gość · Jak działają płatności online · Filtrowanie i wyszukiwanie rezerwacji · Historia zdarzeń rezerwacji